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Préparation à la mise en place
d'une nouvelle GMAO
sur les Hôpitaux de Saintes et de
Saint-Jean-d'Angély dans un contexte de GHT
Référence à
rappeler : PREPARATION A LA MISE
EN PLACE D’UNE NOUVELLE GMAO SUR LES HOPITAUX DE
SAINTES ET DE SAINT JEAN D’ANGELY DANS UN CONTEXTE DE
GHT, DIDIER SNIADACH, STAGE AU CENTRE HOSPITALIER DE
SAINTES,
Certification Professionnelle ABIH, UTC, 2019-2020
URL : http://www.utc.fr/abih
; Université
de Technologie de Compiègne
RESUME
Durant le stage que j’ai
effectué au centre hospitalier de Saintonge en
Charente-Maritime, J’ai eu comme projet « la préparation
à la mise en place d’une nouvelle Gestion de Maintenance
Assistée par Ordinateur (GMAO) sur les hôpitaux de
Saintonge et de Saint-Jean-D’angély dans un contexte de
Groupement Hospitalier Territorial ». Mon Objectif était
de mettre à jour la base actuelle GMAO « ASSET PLUS
»afin de permettre un transfert des données
informatiques des équipements médicaux dans la nouvelle
GMAO « DIMO MAINT ». Les enjeux de ces différentes mises
à jour sont de pouvoir travailler sur la nouvelle GMAO
avec les informations les plus fiables possibles. Durant
ce stage j’ai pu parfaire mes connaissances biomédicales
et découvrir des domaines que je ne connaissais pas
entre autre la radiothérapie et la sécurité Laser.
Mots clés : ASSET PLUS, DIMO-MAINT, mise en
place d’une nouvelle GMAO
ABSTRACT
During my apprenticeship
at the Saintonge hospital in Charente Maritime, my
project was to prepare the implementation of « new
Computerized Maintenance Management System » (CMMS) for
both Saintes and Saint-Jean-d'Angély hospitals working
in a approach of Territorial Hospitals Group. The first
step was to update the actual CMMS "ASSET PLUS" in order
to allow the transfer of medical equipment’s datas in
the new CMMS "DIMO MAINT". The stakes of these different
updates are to be able to work on the new CMMS with the
most reliable information possible. During this
apprenticeship I was able to improve my biomedical
knowledge and discover new topics I didn’t learn before
as radiotherapy and laser safety.
Key words : ASSET PLUS, DIMO-MAINT, setting up a
new CMMS
Je tiens à remercier monsieur Imad MOSLEM, ingénieur biomédical
pour m’avoir accueilli et suivi tout au long de mon stage dans son
service ainsi que monsieur Stéphane WASCOWISKI, technicien
supérieur hospitalier référent de mon stage, tous deux en poste au
service biomédical de Saintonge.
Je souhaite également adresser mes remerciements à madame Nelly
VAUZELLE, assistante technique du service biomédical et à
messieurs Michel GARNIER, Eric LE GAL, Damien CLEMENT, Olivier
MERLE, Frédéric CUENCA, Techniciens supérieurs hospitaliers au
service biomédical de Saintonge et de Saint Jean D’Angély,
pour leur accueil, leur bonne humeur, ainsi que l’aide et le
soutien qu’ils m’ont apporté.
Je remercie également mes encadreurs de l’Université de
Technologie de Compiègne (UTC), en particulier Monsieur Pol-Manoël
FELAN, Responsable pédagogique de la formation ABIH à l’UTC et
Gilbert FARGES, Docteur ingénieur enseignant chercheur à l’UTC
pour leur aide, leurs conseils et leurs encouragements durant
cette formation.
Mme Nathalie MOUTONNET assistante ABIH pour sa disponibilité et sa
sympathie.
Et enfin je remercie mes collègues étudiants qui m’ont également
aidé durant cette formation
Que tous trouvent dans ce rapport, le couronnement de leur soutien
quotidien ainsi que le témoignage de ma sincère gratitude.
Le centre hospitalier de Saintonge, établissement dans lequel j’ai
effectué mon stage doit assurer la gestion d’un parc de dispositifs
médicaux conséquent et complexe, tout cela dans un cadre
réglementaire de plus en plus contraignant.
Pour ce faire, l’établissement est équipé du système de Gestion de
la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) ASSET PLUS.
Dans le cadre de son développement, le centre hospitalier va devoir
migrer ses données sur un nouveau système GMAO à partir de septembre
2019.
En effet, une charte signée en 2016 a officialisé la création du
Groupement Hospitalier Territorial (GHT) de Saintonge qui regroupe
les centres hospitaliers de Saintonge, St Jean d’Angély, Jonzac,
Royan, Boscamnant, et de l’établissement public départemental des
Deux Monts.
Le centre hospitalier de Saintonge a été désigné comme établissement
support du GHT de Saintonge et à ce titre, son directeur a un rôle
d’animation et de coordination du groupement.
La création de ce GHT a pour objectif de mutualiser les ressources
et les compétences des différents centres hospitaliers et de créer
des outils et des équipes de soins mobiles partagés.
C’est donc tout naturellement dans le cadre de leur coopération que
les directions des établissements ont décidé de se doter d’une GMAO
commune et partagée par toutes les équipes techniques biomédicales
du GHT de Saintonge.
Le GHT a opté pour l’acquisition d’un outil de (GMAO) qui a
notamment l’avantage d’être disponible en full web (données
accessibles sur une même plateforme hébergée chez l’éditeur du
logiciel). Ce système d’information, hébergé sur une plateforme
externalisée va notamment permettre aux différents centres
hospitaliers d’alimenter et de partager en temps réel une unique
base de données de maintenance commune. Après étude et analyse des
logiciels de GMAO disponibles sur le marché et référencés sur la
centrale d’achat de l’état (l’Union des Groupements d’Achat Public «
UGAP »), les directions ont opté pour la mise en place commune de
l’outil DIMO MAINT.
Le démarrage de la mise en place de cet outil est prévu à partir de
septembre 2019 et il devient donc urgent pour le service biomédical
du GHT de Saintonge de mettre à jour sa base de données GMAO. Pour
cela, il est nécessaire que la base de données soit saine et que la
data réponde bien aux exigences réglementaires.
Sur un territoire couvrant les 2/3 du département et une population
de 300 000 habitants, le projet du groupement hospitalier
territorial de ces établissements s’articule notamment autour du
regroupement des activités des différents hôpitaux entre eux.
Engagés dans une coopération au travers d’une direction commune, les
centres hospitaliers de Saintonge, de Saint-Jean-d’Angély, de Royan
et de Jonzac, ainsi que les établissements médico-sociaux de Matha
et de Saint-Savinien représentent près de 1300 lits, 220 médecins,
20 budgets et une grande diversité d’activités.
Au niveau de l’organisation des soins, la réflexion des
établissements membres du GHT de Saintonge recherche une
conciliation entre une offre de proximité pour garantir l’accès aux
soins de la population, et la création de pôles médicaux de haute
technicité afin de mieux répartir les budgets alloués par la région
et un meilleur suivi de ses patients.
Ces hôpitaux mutualisent leurs compétences
afin de permettre une grande capacité de soins sur tout le
territoire et garantissent un objectif constant de performances
des soins apportés aux patients.
3.2
LE CENTRE HOSPITALIER (CH) SAINTONGE DE SAINTES
Le centre hospitalier de Saintonge a ouvert en 2007, il est moderne
et équipé de technologies performantes sur le plan de l’efficience,
de la qualité et de la sécurité des soins aux patients.
Situé à Saintonge, au cœur de la Charente-Maritime, il a une
capacité d’accueil de 881 lits et places. Il regroupe sur un même
site les spécialités médicales suivantes :
Médecine ambulatoire,
Cardiologie,
Hémodialyse / Dialyse Péritonéale,
Néphrologie,
Hépato-gastro-entérologie,
Maladies respiratoires et oncologie thoracique,
Médecine physique et de réadaptation,
Neurologie / Unité neuro-vasculaire (UNV),
Oncologie,
Unité de polysomnographie,
Chirurgie obstétricale (maternité niveau IIB),
Néonatalogie avec soins intensifs,
Pédiatrie,
Soins palliatifs de psychiatrie et de rééducation de jour,
Chirurgie ambulatoire et hospitalisation chirurgicale de
semaine (anesthésie, cabinet dentaire, chirurgie de l’obésité,
chirurgie digestive et générale, chirurgie gynécologique,
chirurgie orthopédique et traumatologique, chirurgie
oto-rhino-laryngologie (ORL), chirurgie urologique et générale).
En terme d’équipements, l’hôpital dispose d’un plateau technique
complet et performant (IRM, Scanner, Radiothérapie, Centre lourd
d’hémodialyse ...).
Dans le cadre de son futur projet d’établissement, les plateaux
techniques connaîtront un nouveau cycle de développement avec
notamment l’acquisition d’un second IRM et d’un robot chirurgical.
Il comprend également un établissement d’hébergement pour personnes
âgées dépendantes (EHPAD) et une unité de soins de longue durée,
ainsi qu’un établissement d’accueil et d’hébergement pour personnes
en situation de handicap.
Lui est également attaché un institut de formation en soins
infirmiers et un institut de formation des aides-soignants.
3.3
LE CENTRE HOSPITALIER (CH) DE SAINT-JEAN-D’ANGELY
Il est situé à Saint-Jean-d’Angély en Charente-Maritime, sur un
territoire de 55 000 habitants et avec une capacité d’accueil de 450
lits et places.
Son effectif est de 692 personnes dont 41 médecins.
Pour l’année 2017, le centre hospitalier a enregistré 12 000
passages dont près d’1/4 ont été suivis d’une hospitalisation.
Le centre hospitalier de Saint-Jean-d’Angély est un établissement de
proximité qui offre aux patients des soins diversifiés à travers de
nombreuses prises en charge comme suit :
Ce centre hospitalier dispose également d’un EHPAD.
Pour maintenir une offre de soins pérenne, efficiente et
qualitative, l’hôpital articuleses prises en charge en réseau au
sein du groupement hospitalier de territoire de Saintonge qui l’unit
aux centres hospitaliers de Royan, Jonzac, Boscamnant, et à
l’hôpital de recours du groupement, le centre hospitalier de
Saintonge.
Le centre hospitalier de Royan, fait partie du territoire sud-est de
la Charente-Maritime et a une capacité d’accueil de 313 lits. Il
dispose également de 120 lits dans une structure d’hébergement pour
personnes âgées « La Coraline », d’un EHPAD de 70 lits et de 50 lits
dans une Unité de Soins de Longue Durée (USLD)
L’établissement est constitué de 6 pôles comme suit :
Pôle Cardiologie (surveillance continue de cardiologie,
soins continus et polyvalents, unité technique
interventionnelle).
Pôle Urgence (unité d’hospitalisation de courte
durée(UHCD), service de médecine post urgence (SEMPU) et
Admissions non programmées.
Pôle Gériatrie (court séjour, équipe mobile de
gériatrie, soins de suite et de réadaptation, unité de soins de
longue durée, unité post urgence gériatrique (UPUG), EHPAD).
Pôle Médico-technique (laboratoire de biologie
médicale, pharmacie à usage intérieur, imagerie médicale
(Scanner/IRM), service biomédical, cuisine, blanchisserie,
service d’entretien)
Le centre hospitalier de Jonzac est un hôpital de proximité. Il
compte 499 lits pour un bassin de population de 56000 habitants.
L’hôpital est administré par un conseil de surveillance présidé par
le maire de Jonzac.
L’établissement est constitué de 4 pôles comme suit :
Pôle de Médecine, Chirurgie, Urgences et Médico-technique
(MCU-MT) qui rassemble les services de médecine de spécialités
(cardiologie, pneumologie et gastro-entérologie), de chirurgie
(chirurgie viscérale, orthopédique, ORL et ophtalmo) et des
urgences et de périnatalité. Ce pôle comprend également un
plateau technique composé de trois salles de bloc opératoire,
d’une salle d'endoscopie, des services d'imagerie, de
laboratoire et de pharmacie.
Pôle de gériatrie et de réadaptation qui rassemble
les services de court séjour gériatrique, de soins de suite et
de réadaptation et de consultations gériatriques dont la
consultation mémoire.
Unité de Psychiatrie et de Psychopathologie
Infanto-Juvénile (UPPIJ), structure de prévention, de
diagnostic et de prise en charge psychothérapeutique et
éducative au service d’enfants de 0 à 12 ans qui présentent des
troubles psychiques et des troubles du développement.
Pôle de psychiatrie adulte qui
rassemble les services de prévention en addictologie et
d’accompagnement pour adultes handicapés.
Dans le cadre d’un projet de mise en commun des différents services
biomédicaux (SBM) de Jonzac, Royan, Saint-Jean-d’Angély, Boscamnant
et Saintonge, le GHT permet de créer un service biomédical de
territoire.
L’un des objectifs principaux du GHT est de regrouper ses
compétences techniques afin de garantir une prise en charge optimale
des dispositifs médicaux (DM) et de gérer au mieux ses maintenances
préventives (MP) et ainsi permettre aux services de soins une
meilleure prise en charge des patients. Le regroupement va également
permettre aux différents centres de regrouper, de négocier au mieux
ses achats et donc de gérer ses budgets de façon optimale.
Il est donc primordial d’avoir une GMAO
performante et renseignée au mieux pour gagner un temps
précieux.
5
LES MISSIONS D’UN SERVICE BIOMEDICAL
Le service biomédical, grâce à son équipe et à ses compétences est
un soutien logistique permanent aux équipes soignantes.
La priorité du service est la disponibilité des équipements pour
assurer la continuité des soins et l’application des exigences de
sécurité et de qualité.
Les services biomédicaux, participent au plan d’équipement médical
de l’établissement dans lequel ils sont implantés.
Ils construisent notamment le plan pluriannuel d’investissement,
planifient et réalisent les maintenances préventives. Ils prennent
en charge la maintenance corrective des équipements médicaux dans
leur périmètre.
Le service biomédical fait partie de la DARM (Direction des Achats
et des Ressources matérielles). Ils interviennent également en
support des négociations afin de valider les offres techniques des
fournisseurs.
Le service biomédical est en charge de la gestion du parc des
équipements dispositifs médicaux (DM) durant tout leur cycle de vie,
de l’acquisition à leur réforme.
Il planifie, et réalise la maintenance préventive et les contrôles
qualité, à travers des interventions internes lorsqu’il en a les
compétences, ou fait appel à des prestataires dument qualifiés.
Le rôle des services biomédicaux est aussi de maintenir les
performances des DM, d’augmenter leur durée de vie mais aussi leur
fiabilité et leur sécurité tout en diminuant le nombre de
maintenances curatives et en optimisant leur utilisation et leurs
coûts.
Ils assurent également la traçabilité des DM afin de tenir à jour le
Registre de Sécurité et de Qualité de Maintenance (RSQM). Ils
assurent la gestion du stock de pièces détachées et des accessoires
« non-stériles » pour les DM. Ils organisent la formation des
utilisateurs à l’usage des DM et créent des procédures ou protocoles
d’utilisation de ces DM. Ils se forment sur les DM qu’ils devront
entretenir. Ils assurent la veille réglementaire et technologique
sur les réglementations en vigueur, et sur les nouvelles
technologies dans le domaine biomédical. Toutes ces actions sont
bien entendu mises en place dans le but de garantir une qualité de
soins maximale aux patients.
La maintenance des dispositifs médicaux très règlementée et
plusieurs décrets encadrent les obligations de contrôle qualité et
de maintenance. Le service biomédical a donc une obligation de
maintenance, de contrôle qualité et de gestion des dispositifs
médicaux. Son rôle est de mettre à la disposition du personnel
médical des appareils aux performances et qualité initiales.
Le service biomédical s’assure également du bon classement des
dispositifs qui sont fonction du risque patient que présente leur
utilisation. En effet, connaître la règlementation relative aux
règles de classifications des Dispositifs Médicaux est essentiel
pour les techniciens biomédicaux.
5.1
Règles de classification des DM
Un Dispositif Médical est un équipement physique ou un logiciel
destiné à être utilisé à des fins médicales, à des fins de
diagnostic ou à des fins thérapeutiques chez l’homme.
Par ailleurs, les DM implantables en partie ou en totalité dans le
corps humain et dont le fonctionnement dépend d’une source
énergétique autre que l’énergie générée par le corps humain sont
appelés Dispositifs Médicaux Implantables Actifs.
Le fabricant : il est responsable du marquage CE avant
la mise sur le marché d’un DM.
L’organisme notifié : il évalue la conformité des DM
selon les directives de l’UE. Il est désigné par les autorités
des différents pays de l’UE. En France, l’organisme de référence
est le LNE (Laboratoire National de métrologie et d’Essais).
L’autorité compétente : L’autorité compétente est
chargée de la surveillance des DM sur son marché national. En
France il s’agit de l’ANSM (Agence Nationale de Sécurité du
Médicament et des produits de santé).
L’utilisateur : Les utilisateurs sont les personnes
qui vont utiliser les DM. Cela peut être des professionnels de
santé ou des patients.
Les missions de pilotage et de suivi du service biomédical sont
donc :
De conseiller les utilisateurs.
De garantir le niveau de performance et de sécurité des DM.
De recueillir les demandes d’interventions sur les DM des
différents services grâce à des fiches de demandes et des fiches
de suivi.
D’assurer la maintenance et le contrôle règlementaire des DM.
De garder à disposition les documentations des DM
D’assurer la traçabilité de toutes les actions
De planifier les investissements
De réduire les coûts des pannes en vérifiant régulièrement
les DM.
D’assurer la réception, le contrôle et la mise en fonction
des DM
De réduire les temps de réparation en ayant une gestion des
pièces détachées rigoureuse ce qui permet d’augmenter de ce fait
la disponibilité des équipements.
La Criticité au sein du GHT a déjà été établie sous la forme
d’une procédure, intitulée « Procédure dégradée ».
Son objectif est de définir le processus en cas de défaillance
d’un équipement biomédical. Trois règles ont été définies :
Les « équipements sensibles » qui sont en nombre
restreint, bénéficient d’une procédure dégradée propre à chaque
équipement.
Les « équipements autosuffisants interservices » peuvent être
remplacés en empruntant un autre appareil dans un autre service.
Les « équipements autosuffisants » peuvent être remplacés
immédiatement compte tenu de la grande quantité de ces DM dans
tous les services.
Un listing de ces équipements est disponible sur l’intranet du
GHT. Il serait tout à fait envisageable d’intégrer cette procédure
dans la nouvelle GMAO.
Nous avons vu plus haut les missions de la maintenance d’un service
biomédical qui sont d’approvisionner, de dépanner, de réviser et
contrôler les équipements en respectant des normes de sécurité et de
qualité avec un objectif d’optimisation des coûts.
Un système GMAO repose sur une base de données composée de champs
que les services techniques, informatiques et biomédicaux viennent
alimenter afin de pouvoir accéder rapidement aux données
essentielles mais aussi pour leur permettre de les analyser grâce
aux différentes extractions décisionnelles et ainsi de pouvoir mieux
planifier les maintenances ainsi que les investissements à venir.
Les informations qui sont répertoriées dans un système GMAO
contiennent entre autres l’inventaire des DM mais aussi les fiches
de suivi des matériels, les procédures de maintenance. La GMAO
permet également de stocker toutes les informations techniques des
DM.
La GMAO permet aussi de gérer les commandes de pièces détachées et
les opérations de suivi de maintenance des équipements renseignées
par les techniciens ou en ayant recours à des sociétés de
prestations de service de maintenance.
La GMAO permet également d’assurer un suivi des dépenses et des
budgets notamment en y indiquant les opérations de main d'œuvre et
d'achat des équipements et des pièces.
La GMAO, grâce à ses outils d’analyse permet également de préparer
les budgets, d’analyser les dépenses et de mettre en évidence les
équipements les plus coûteux en termes de maintenance.
La GMAO permet donc de tenir à jour l'inventaire des équipements
répertoriés dans un registre disponible au travers d’un système de
gestion d’entreprise et de définir et mettre en œuvre les plans de
maintenances des matériels en fonction des criticités mais aussi des
dates de contrôle obligatoires qui sont toutes répertoriées dans la
base.
La GMAO permet également de tracer et de mettre à la disposition de
tous, la documentation nécessaire à l’utilisation des équipements.
6
LES ACTIVITES MENEES AU SERVICE BIOMEDICAL DU CH DE SAINT
JEAN D’ANGELY
Au cours de mon stage, j’ai participé à la mise à jour de
l’inventaire de l’hôpital de Saint-Jean-d’Angély qui n’a pas de
GMAO. A l’heure actuelle, ils utilisent Excel pour répertorier les
équipements, et un classeur papier pour le suivi des maintenances
des équipements.
Tous les équipements sont répertoriés dans un fichier Excel qui
contient notamment :
Dans le classeur papier, tous les équipements sont répertoriés par
numéro d’équipement, et chaque nouvelle intervention, est insérée
dans la pochette de l’équipement contenant tout son suivi depuis son
acquisition, en effet chaque centre hospitalier se doit de maintenir
les performances de ses dispositifs médicaux soumis à obligation de
maintenance.
Ma mission était de contrôler physiquement que les Dispositifs
Médicaux se trouvaient dans les services de l’hôpital indiqués sur
le fichier.
J’ai donc compris comment le système qui remplace la GMAO
fonctionnait. Ce système fonctionne très bien, mais bien qu'il soit
assez rigoureux, reste un système matérialisé lent, qui nécessite
l’intervention humaine pour vérifier la traçabilité entre les
différentes interventions ou la modification des fiches. En effet le
service biomédical de Saint-Jean-d’Angély peut néanmoins suivre les
différentes dates de maintenance de ses équipements grâce au fichier
Excel.
Une fois le contrôle physique effectué, j’ai corrigé, si nécessaire
l’emplacement des DM notés sur le fichier en indiquant précisément
où ‘équipement se trouvait lors du contrôle.
L’hôpital de Saint-Jean-d’Angély est situé à une trentaine de
kilomètres de CH de Saintonge et il a donc été convenu que je
réaliserai cette mission à partir de la deuxième moitié de mon stage
à raison d’une journée par semaine sur ce site.
La mise à jour de ce fichier Excel est un préalable à la mise en
place de l’outil GMAO, prévue en fin d’année, afin d’avoir une base
de données fiable à intégrer dans l’outil.
Cette mise à jour était également essentielle à réaliser afin de
pouvoir intégrer les DM dans la GMAO « DIMO Maint ». Le suivi pourra
ensuite être fait sur le logiciel et cela permettra notamment à
l’établissement support de pouvoir consulter la base, et donc les
équipements des établissements membres et inversement.
Le service biomédical est composé de 7 personnes (voir organigramme
ci-dessus). Les techniciens fonctionnent en binômes (excepté M.
Merle et Mme Vauzelle) afin d’assurer la présence systématique d’une
personne de chaque binôme, en continu sur le site.
La plage horaire couverte par le service est de 8h00 à 16h30.
L’hôpital a mis en place un système d’astreinte afin de pouvoir
couvrir les dépannages d’urgence, et surtout d’englober la
couverture horaire du service d’Hémodialyse. Les horaires des
astreintes sont de 6h00 à 8h00 et de 16h30 à 19h30 du lundi au
vendredi et de 6h00 à 19h30 le samedi.
Ce système d’astreinte implique une polyvalence des techniciens qui
doivent tous à minima connaître les DM critiques, qui nécessitent
une intervention urgente. De ce fait, lors de la mise en service des
DM un maximum de techniciens biomédicaux participent donc aux
formations techniques (à minima le binôme).
Cependant, les techniciens ont chacun des domaines de compétences
dans lesquels ils ont une meilleure expérience. Ainsi, durant les
astreintes, les techniciens peuvent être amenés à intervenir sur des
équipements qu’ils maîtrisent moins bien.
Le CH de Saintonge est équipé d’une GMAO ASSET PLUS depuis 1999.
Les données concernant la maintenance sont toutes disponibles dans
ASSET PLUS.
Le service profite du changement de système de GMAO prévu au cours
du 4ème trimestre 2019, pour mettre à jour toutes ses données afin
de pouvoir disposer d’informations fiables et vérifiées lors de ce
changement.
Cette évolution est d’autant plus nécessaire que l’hôpital de
Saintonge souhaite avoir une base de GMAO commune au groupement.
Cette mise en commun des données permettra au groupement hospitalier
d’améliorer la gestion des DM mais aussi d’en augmenter leurs
disponibilités notamment parce que les données seront accessibles
par tous les sites en temps réel.
Concrètement, cette mise en commun permettra aux différents sites :
De mutualiser leurs stocks.
De partager leurs plans d’équipements.
De connaître, en cas de défaillance d’un appareil, la
disponibilité d’un appareil de remplacement sur tous les sites
en temps réel, et de pouvoir ainsi couvrir plus de soins.
Le système GMAO ASSET PLUS dispose d’une base fournisseur
conséquente qu’il est important de fiabiliser avant de pouvoir la
basculer dans le nouveau système.
La fiche fournisseur se présente comme sur l’illustration ci-dessous
dans ASSET PLUS.
La base contient 887 fournisseurs qu’il fallait mettre à jour sur la
GMAO « ASSET plus » du CH de Saintonge.
Cette mise à jour fut très laborieuse, car elle consistait à
comparer chaque fournisseur sur deux fichiers :
Un premier fichier constitué d’une base tenue par le service
Financier de l’hôpital, identifiant les fournisseurs par des
codes GEF (Gestion économique et financière) (voir figure : 14
et 15 ci-dessous). Ces codes GEF sont des numéros uniques
affectés à chaque fournisseur en fonction de leur numéro de
SIRET (acronyme de Système Informatique pour le Répertoire des
Entreprise sur le Territoire).
Un second fichier tenu par le service Biomédical dans la
GMAO (voir figure : 13 Ci-dessus avec les références
fournisseur remplacées par le « code GEF » du service
financier).
L’objectif était de mettre en concordance les 2 fichiers, en
vérifiant notamment les adresses postales des fournisseurs ainsi que
leurs coordonnées téléphoniques. J’ai également vérifié si les
fournisseurs étaient répertoriés plusieurs fois, que ce soit sur le
fichier GMAO ou sur le fichier comptable, afin de supprimer les
doublons.
Lors de cette vérification, afin de coordonner les 2 fichiers, j’ai
mis à jour l’outil de GMAO en remplaçant les codes fournisseurs qui
avaient été incrémentés par le système par les codes GEF issus du
fichier comptable.
Cela permet ainsi au service biomédical et au service financier
d’utiliser les mêmes codes fournisseurs lors des commandes
d’équipements ou de pièces détachées. Cette mise à jour des numéros
fournisseurs va également faciliter le travail des comptables qui ne
seront plus obligés de passer par une étape de transcription du code
fournisseur entre les deux bases.
J’en ai profité pour mettre à jour dans le système GMAO toutes les
coordonnées et tous les contacts des fournisseurs pour lesquels
Nelly Vauzelle, assistante technique, m’avait communiqué les cartes
de visite.
Illustration du fichier ACCESS fourni par le service
financier :
7.4 Revue des DM et
programmation des maintenances préventives dans la GMAO
Dans le cadre de la maintenance préventive des 2093 équipements de
l’hôpital de Saintonge, j’ai revu, ligne à ligne le fichier nommé «
MAINTENANCE PREVENTIVE TOUT EQUIPEMENT » afin de le restructurer par
famille de maintenance, d’y associer des techniciens et des temps
qui serviront à l’équipe à préparer leur planning de maintenance
annuel.
Ces différents équipements sont recensés dans l’outil GMAO ASSET
PLUS, sous la forme d’une nomenclature unique pour chaque équipement
au travers de codes CNEH et d’une désignation.
Dans un premier temps, j’ai procédé à la réforme des maintenances
préventives des 2093 équipements. J’ai ensuite créé des familles de
maintenance qui m’ont permis d’associer chaque équipement à une
famille.
J’ai également ajouté, sur chaque équipement, une estimation du
temps de maintenance nécessaire. Pour faire cette estimation, j’ai
questionné les différentes personnes de l’équipe technique en place,
en fonction de leur domaine de compétence et de leur secteur
d’activité.
Monsieur Moslem, ingénieur biomédical avait, en parallèle, établi
une note attribuant des familles de maintenance aux différents
techniciens du service biomédical et j’ai donc rattaché chaque
famille de maintenance à un technicien.
Ce travail effectué dans la GMAO a permis, grâce à l’association des
DM aux familles de maintenance que j’ai créé, à l’ajout des temps de
maintenance sur chaque DM et au rattachement de chaque famille à un
technicien, de pouvoir extraire les données sur Excel et de
quantifier les heures de maintenance annuelle que doivent réaliser
les techniciens biomédicaux du service(voir figure : 16 et 17 sur
ASSET PLUS ci-dessous).
Les codes NFS (Codes de Nomenclature de Fournitures et de
prestations de Services homogènes) ont été élaborés face aux
exigences de performance de la fonction achat au sein des GHT.
Cette codification est commune à tous les services achats dans le
domaine de la santé publique et a été mise en place afin de créer un
vocabulaire achat commun à tous les centres hospitaliers.
Les codes NFS définissent des segments d’achats et permettent de
classifier les achats selon les familles de produits achetés. Ils
permettent également d’établir des indicateurs de dépenses qui
peuvent ensuite être comparés entre GHT.
Il est donc nécessaire de codifier les DM, les maintenances et en
règle générale tous les achats effectués à partir de la GMAO afin
que le système puisse remonter des indicateurs exploitables par les
achats.
Le service achat communique au service biomédical les codes NFS qui
concernent :
L’achat d’équipements : les codes varient en fonction de la
catégorie de famille de DM acheté.
La réparation des appareils faites par les prestataires de
maintenance : les codes sont différents selon la catégorie
d’appartenance du DM.
L’achat de pièces détachées qui sont classifiées selon la
catégorie d’appartenance de ces pièces aux différents DM.
L’achat des consommables d’atelier (produits…).
Les codes NFS ont été validés en 2018 par la note d'information du
Ministère des solidarités et de la santé en date du 16 janvier 2018
(N° DGOS/PF1/PHARE/2018/13).
Il est donc nécessaire de relier chaque ligne de commande à un code
NFS et pour ce faire, il faut passer par une codification des codes
NFS utilisés par les services biomédicaux dans le cadre de leurs
dépenses.
Il est donc nécessaire d’inclure ces nouvelles codifications dans la
GMAO afin que les commandes fournisseurs de la GMAO soient déversées
directement, grâce aux codes NFS, dans l’outil de gestion du
département achats et ainsi de gagner un temps précieux.
Ces codes étant communs à tous les GHT, ils sont connus des éditeurs
de logiciels de GMAO qui peuvent donc ajouter une zone avec un menu
déroulant qui permettrait de relier directement dans le système le
code NFS à chaque code article (dispositif médical, maintenance
externe, pièces détachées, consommables…).
Cette option est payante puisqu’elle nécessite une intervention
d’ASSET PLUS sur site afin de paramétrer le système avec ces
nouvelles exigences. Dans le contexte de changement d’éditeur de
logiciel, la direction préfère attendre l’arrivée du nouveau
logiciel de GMAO (DIMO MAINT) pour faire cette mise à jour et je
n’ai donc pas pu intégrer les codes NFS dans le système.
Le démarrage du projet de mise en place du nouveau logiciel de
GMAO, DIMO MAINT, est prévu au cours du troisième trimestre et
je n’aurais donc pas l’opportunité de participer à toutes les
étapes de la mise en place de ce nouveau système au sein du
service médical du GHT de Saintonge.
Une des prochaines étapes sera notamment de mettre en en place
les codes de nomenclatures des pièces détachées, desDM et des
prestations de maintenance dans la GMAO. Cette refonte des
nomenclatures permettra de faciliter les échanges de données
entre le SBM et la DARM.
Courant juillet, les techniciens devront également se former sur
la nouvelle GMAO pour pouvoir entrer, utiliser et exploiter
facilement les données.L’équipe du SBM attend avec beaucoup de
motivation ce nouveau système.
Enfin, l’inventaire du CH de Saint-Jean-d’Angély devra être
finalisé puisque, faute de temps, je n’ai pas eu l’opportunité
de le terminer.
Une fois la GMAO mise en place, afin de garantir la sécurité des
patients au travers une qualité de soins optimale, le service
biomédical devra veiller à la mise à jour régulière du système
qui est un gage de qualité, de sécurité et de confort pour le
service biomédical et les services de soins.
Ce stage m’a permis d’être en contact avec les médecins, les
cadres, le personnel soignant et l’équipe technique biomédicale.
Grâce à leur disponibilité, j’ai pu découvrir les différents
services de soins, ce qui m’a permis d’avoir une vision précise
du rôle des techniciens de maintenance dont l’objectif constant
est de gérer avec professionnalisme les équipements biomédicaux
du Groupe Hospitalier Territorial de Saintonge tout en veillant
à la sécurité des soignants et des patients.
Cette mission a été très enrichissante aussi bien
professionnellement qu’humainement. J’ai pu rencontrer des
personnes passionnées par leur métier et très professionnelles.
Elles ont su partager leurs connaissances avec beaucoup de
simplicité et d’enthousiasme.
Cette expérience a conforté ma volonté de réussir dans ce
secteur qui me passionne aussi parce que le rôle principal d’un
technicien de maintenance est d’apporter toutes ses
connaissances et toutes ses compétences afin de garantir au
patient d’être soigné par des équipes médicales et des matériels
performants.
Je suis également très reconnaissant au personnel du GHT de
Saintonge qui a pris le temps nécessaire pour m’expliquer chaque
mission d’un technicien biomédical avec enthousiasme et
sympathie. Grâce à eux j’ai pu élargir mes compétences et mes
connaissances.
Ce stage m’a également permis de mettre en pratique toute la
théorie acquise durant ma formation. J’ai pu participer
concrètement à la préparation d’un changement de GMAO et donc de
connaître en profondeur cet outil informatique mais également le
panel de dispositifs médicaux et d’y associer des criticités.
J’ai aussi mesuré l’importance d’une GMAO bien organisée
puisque, si elle est bien paramétrée, c’est un outil
indispensable de suivi des équipements et qui permet également
de piloter le service maintenance grâce à tous les indicateurs
de performances qui en sont extraits.
10.1
Les missions d’accompagnement que j’ai eu l’opportunité de faire
pendant la durée de mon stage.
Lors de mon stage, j’ai eu l’opportunité d’accompagner des
techniciens experts sur certaines interventions de maintenance et
j’ai pu les observer afin de bien comprendre leur façon de
travailler.
L’objectif visé est de me permettre, lors de mon retour dans mon
poste au Centre Hospitalier Andrée Rosemon à Cayenne de pouvoir
reproduire leurs méthodes. Pour ce faire, il faut être très attentif
aux méthodes employées par les techniciens et prendre des notes afin
de pouvoir mieux me remémorer certaines manipulations complexes si
je suis amené, dans le futur, à faire le même type de maintenance.
10.1.1 Changement d'une lampe de
centrage en radiothérapie.
J’ai tout d’abord pu accompagner un technicien en radiothérapie qui
devait effectuer une maintenance corrective et changer une lampe de
centrage sur un accélérateur de particules de marque : « VARIAN »
modèle : « CLINAC IX », destiné aux traitements de tumeurs
cancéreuses.
J’ai pu observer que cette opération est très complexe et qu’elle
nécessite beaucoup de minutie. En effet, la lampe de centrage n’est
pas très accessible et pour l’atteindre, il faut démonter
précautionneusement tous les éléments périphériques tels que le
capot de protection du collimateur de l’accélérateur de particules,
ainsi que de nombreuses parties empêchant l’accès à la lampe.
Lors de cette opération de maintenance, il faut notamment faire très
attention aux micromoteurs d’ouverture et de fermeture des lames
pour ne pas les endommager. En effet, ces micromoteurs permettent de
laisser passer ou non le rayonnement pour traiter la tumeur et il
faut donc que le technicien soit très vigilant.
J’ai pu me faire expliquer le fonctionnement sommaire de
l’accélérateur de particules par un des physiciens présents avec
nous dans la salle. La machine permet de traiter des tumeurs par
bombardement de photons ou d’électrons accélérés.
Elle se compose d’un modulateur, d’un klystron, d’un couloir
d’accélération des particules, d’un bâti soutenant le bras qui peut
effectuer des rotations de 360°, d’un collimateur constitué de fines
lames commandées par des micromoteurs qui permettent de délimiter
les zones de la tumeur du patient, d’un imageur qui sert à faire des
clichés avant le bombardement pour vérifier le bon positionnement du
patient, et de la table de traitement où est installé le patient.
Ce dispositif permet le rayonnement de photons et d’électrons créés
par le chauffage d’une plaque à 12000 volts. Cette plaque est
appelée cathode et se situe dans le klystron (tube sous vide qui
permet d’amplifier les rayonnements et d’expulser les électrons). Ce
flux est orienté grâce à une anode et dirigé dans un tube composé de
plusieurs cavités, entouré d’un champ magnétique qui se termine par
une partie torique qui sélectionne l’énergie souhaitée. Cette
section de plus d’un mètre permet d’accélérer les particules qui
vont sortir du tube et être orientées par les lames du collimateur
afin de pouvoir bombarder la tumeur du patient (en général d’une à
quelques minutes) à intervalles réguliers et ce durant plusieurs
jours. La durée d’une séance est d’environ 20mn par patient
(installation et traitement du patient).
Chaque équipement possède une puce d’identification qu’il faut
programmer afin de pouvoir suivre les cycles de désinfection dans
les différents bacs du circuit de nettoyage des endoscopes. En
effet, il est impératif de garder une traçabilité de toutes les
étapes du nettoyage (test d’étanchéité – écouvillonnage – brossage –
nettoyage – rinçage)
Un exemplaire de la procédure de désinfection est déposé dans le
dossier patient, et un autre exemplaire est gardé dans les archives
de l’hôpital.
Cette procédure est très importante, car il faut garantir la plus
grande sécurité de propreté des cystoscopes (et autres endoscopes
souples), afin d’éviter toute possibilité de contamination des
patients.
10.1.4
Visite de services
Lors de mon stage, j’ai également pu visiter l’hôpital et différents
services :
10.1.4.1 Le
service de Dialyse :
Ce service comporte 24 lits permanents, et une zone d’auto dialyse
pour les patients souhaitant plus d’indépendance.
La dialyse permet de filtrer le sang des personnes dont les reins ne
fonctionnent pas correctement. L’appareil de dialyse est relié à une
veine du patient et qui va filtrer les reins. Cette technique
remplace la fonction naturelle des reins qui filtrent naturellement
les déchets afin d’éviter leur accumulation dans le sang et un
empoisonnement progressif du corps.
Ce générateur « FRESENIUS 5008 » permet de réaliser des séances
d’hémodialyse séquentielle (technique invasive permettant la
filtration par diffusion des impuretés contenues dans le sang), des
séances d’hémofiltration (filtration par convection).
Ce générateur de modèle « AQUARIUS » est
spécialisé pour l’hémofiltration.
10.1.4.2
Le service de Coronarographie :
La coronarographie est une technique qui permet de visualiser les
artères coronaires (artères qui alimentent le cœur) afin d’implanter
des « STENT » (dispositif maillé et tubulaire, glissé dans une
artère pour la maintenir ouverte) grâce à l’imagerie médicale
(radiographie aux rayons X avec injection de produit de contraste
iodé).
Un stent coronaire est un petit tube métallique et extensible qui
est inséré dans une artère et amené jusqu’à l’artère malade. On
gonfle alors un ballonnet au niveau de la zone rétrécie, et on
laisse le stent de façon permanente.
Lors de mon stage, j’ai également suivi une formation de sécurité
laser, dispensée par monsieur Wascowiski TSH du CH de Saintonge. Les
objectifs de cette formation étaient de:
Connaitre le fonctionnement et les caractéristiques d’un «
LASER »
Identifier les risques
Adapter les moyens de prévention et de protection
Appliquer les consignes de sécurité
Travailler dans les meilleures conditions de sécurité
LASER: « acronyme issu de l’anglais light amplification by
stimulated emission of radiation » qui signifie « amplification de
la lumière par émission stimulée de radiation »
La lumière visible est comprise dans les longueurs d’ondes entre
environ 400 et 800 nanomètres (nm) avec un déplacement de 298000
kilomètres par seconde (Km/s).
La lumière normale est constituée d’ondes très variées qui partent
dans tous les sens de façon incohérente (ces ondes se diffusent dans
tous les sens).
Un laser concentre un faisceau lumineux avec un spectre de longueur
d’onde monochrome (une seule couleur) bien définie et en un seul
point. Ce faisceau concentré est donc très puissant.
Le premier laser a été mis au point par Théodore MAIMAN en 1960. Il
a créé un rayon laser au moyen d’un cristal de rubis sur lequel il a
déposé une couche aluminium à chaque extrémité et a obtenu un rayon
laser rouge.
L’évaluation des risques
« L’évaluation des risques présentés par les appareils lasers
repose sur leur classification déterminée essentiellement en
fonction de leur puissance et de leur longueur d’onde : Classe
1 : Lasers intrinsèquement
sans danger.
Classe 2 :
Lasers à rayonnement visible (400 à 700 nm de longueur
d’onde, et d’une puissance
inférieure ou égale
à 1 mW). Protection de l'œil assurée par le réflexe palpébral
(reflexe
de la paupière à se fermer pour protéger
l’œil).
Classe 3a : Lasers
de puissance moyenne (<5 mW). Vision directe dangereuse si
elle est supérieure
à 0,25 s ou effectuée à travers un
instrument d'optique.
Classe 3b : Lasers
dont la vision directe est toujours dangereuse (puissance
comprise entre 5 mW
et 500 mW). Ces lasers sont
potentiellement dangereux si un faisceau direct ou une
réflexion spéculaire est regardé par
l’œil non protégé.
Classe 4 :
Lasers toujours dangereux en vision directe ou diffuse, créant
des lésions cutanées et
oculaires (puissance
supérieure à 500 mW). Ils constituent un danger d'incendie.
Exposition dangereuse au rayonnement direct ou diffus pour l'œil
et la peau.
Les lasers de classe 1 à 2 sont sans danger pour l’œil dans les
conditions d’utilisation raisonnablement prévisible (réflexe
palpébral).
Au-delà de la classe 2 et jusqu’à la classe 3B, ils sont dangereux
et nécessitent des protections. En classe 4, ils nécessitent des
précautions extrêmes.
Tous les appareils laser doivent comporter à minima les
étiquettes suivantes :
Mesures d’Equipement de Protection Individuelles (EPI) en cas
d’utilisation ou de manipulation d’un appareil laser :
Une signalétique appropriée.
Port de lunettes spéciales et adaptées aux différents types
de lasers.
Des gants de protections adaptés contre les brûlures ou
coupures éventuelle.
Il est également important de noter que tout le personnel médical et
les équipes techniques doivent suivre une formation laser avant de
pouvoir rentrer dans une zone équipée de lasers.
Le CH de Saintonge dispose de trois types de lasers :
Laser YAG doublé (green light) de 532nm (vert)
Laser CO² (bloc opératoire ou dermatologie découpe de tissus)
de 10600nm (invisible infrarouge)
Laser YAG (ophtalmologie) de 1064nm (invisible infrarouge)
Un laser de classe 2 émet une puissance de 1 milliwatt (mW) alors
que le laser green light qui est de classe 4 est émet une puissance
de 180 Watts.
Les personnes les plus exposées aux dangers sont les soignants.
Pour preuve, en dehors des services de santé, le protocole oblige à
ce que toutes les zones utilisant des lasers, soient vides de tout
personnel avant la mise en route des lasers.
Règlement (UE) 2017/745 du parlement
européen et du conseil du 5 avril 2017 relatif aux dispositifs
médicaux, modifiant la directive 2001/83/CE, le règlement (CE)
no 178/2002 et le règlement (CE) no 1223/2009 et abrogeant les
directives du Conseil 90/385/CEE et 93/42/CEE
Arrêté du 3 mars 2003 fixant les
listes des dispositifs médicaux soumis à l'obligation de
maintenance et au contrôle de qualité mentionnés aux articles
L. 5212-1 et D. 665-5-3 du code de la santé publique
Décret n°2001-1154 du 5 décembre 2001
relatif à l'obligation de maintenance et au contrôle de
qualité des dispositifs médicaux prévus à l'article L. 5212-1
du code de la santé publique.
NOTE D'INFORMATION N°
DGOS/PF1/PHARE/2018/13 du 16 janvier 2018 portant sur la
nomenclature des catégories homogènes de fournitures et de
services des achats hospitaliers (NFS)
